Polityka prywatności

1. Kto odpowiada za dane

Administratorem danych związanych z kontem FinchSend, kontaktem z obsługą i rozliczeniami jest operator wskazany powyżej. Sprawy prywatności i żądania dotyczące danych można kierować na jego adres kontaktowy.

Jeżeli otrzymujesz kampanię od klienta FinchSend, administratorem Twoich danych jest co do zasady ten nadawca. FinchSend przetwarza jego bazę i realizuje wysyłkę na jego zlecenie. Informacji o źródle adresu, podstawie marketingu i okresie przechowywania należy szukać u nadawcy. Niniejsza polityka nie zastępuje jego obowiązku informacyjnego ani umowy powierzenia.

2. Jakie dane są przetwarzane

Konto: adres e-mail, opcjonalne imię lub nazwa, zabezpieczony skrót hasła, daty utworzenia i weryfikacji konta oraz jego uprawnienia i status. Proces potwierdzenia adresu wykorzystuje ograniczony czasowo token, którego w bazie przechowywany jest skrót.

Materiały użytkownika: adresy e-mail i imiona kontaktów, statusy weryfikacji i wypisania, informacje o imporcie, treści kampanii, domeny nadawcze, formularze i przesłane obrazy. Historia wysyłki obejmuje adres odbiorcy, status, daty, identyfikatory wiadomości i informacje o błędach.

Rozliczenia i kontakt: identyfikatory klienta oraz subskrypcji Stripe, wybrany plan, okres i status płatności oraz treść korespondencji z obsługą. Przy zawarciu DPA zapisujemy dane administratora i reprezentanta, e-mail zweryfikowanego konta, datę oraz wersję i zachowaną treść umowy jako dowód jej zawarcia. Dane techniczne, w tym adres IP, mogą być przetwarzane przy obsłudze żądań, ograniczaniu nadużyć i w logach infrastruktury. FinchSend nie przechowuje pełnych danych karty.

3. Cele i podstawy prawne

Utworzenie i prowadzenie konta, udostępnienie funkcji oraz obsługa subskrypcji służą zawarciu i wykonaniu umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO). Realizacja obowiązków podatkowych, księgowych i innych obowiązków ustawowych opiera się na art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

Ochrona usługi przed nadużyciami, obsługa korespondencji niezwiązanej bezpośrednio z umową oraz ustalanie, dochodzenie i obrona roszczeń mogą opierać się na prawnie uzasadnionym interesie operatora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), po uwzględnieniu praw osób, których dane dotyczą.

Gdy określony cel wymaga zgody, jest ona zbierana odrębnie i może być wycofana. Za ustalenie podstawy przetwarzania bazy odbiorców, marketingu i pomiaru kampanii odpowiada nadawca. Założenie konta lub przeczytanie tej polityki nie stanowi zgody na marketing.

4. Pomiar kampanii i wypisanie z listy

Wiadomości kampanii mogą zawierać piksel rejestrujący otwarcie oraz indywidualne linki przekierowujące, które rejestrują kliknięcia. Zdarzenia są powiązane z kampanią i odbiorcą; zapisywany jest typ zdarzenia, czas, a przy kliknięciu także docelowy adres strony. Nadawca widzi te informacje w raporcie.

System zapisuje również informacje o dostarczeniu, opóźnieniu, odbiciu, zgłoszeniu spamu i wypisaniu. Aplikacja nie ustala geolokalizacji odbiorcy. Wyniki mogą być zniekształcone przez ochronę prywatności w poczcie i automatyczne skanowanie linków.

Link rezygnacji w wiadomości pozwala wypisać się z listy danego nadawcy. Wypisanie blokuje kolejne kampanie do tego kontaktu; nie oznacza automatycznego usunięcia historii ani wycofania wiadomości już przekazanej do dostawcy. W sprawie pomiaru, sprzeciwu lub usunięcia danych można skontaktować się z nadawcą.

5. Dostawcy i odbiorcy danych

Resend obsługuje wysyłkę e-maili i zdarzenia doręczenia; otrzymuje dane potrzebne do dostarczenia wiadomości, w tym adres odbiorcy i treść. Stripe obsługuje płatności i subskrypcje; przetwarza dane płatnicze zgodnie ze swoją rolą i dokumentacją prywatności.

Dostawcy hostingu, przechowywania plików, obsługi technicznej i usług księgowych mogą uzyskiwać dane w zakresie potrzebnym do swoich zadań. Dane mogą również być udostępniane uprawnionym organom, gdy wynika to z prawa. Obrazy dodane do biblioteki kampanii są udostępniane przez publiczne adresy, aby programy pocztowe mogły je wyświetlać.

Do uzupełnienia przed przyjęciem polityki: rzeczywisty dostawca i region hostingu, pełna lista podmiotów przetwarzających, ich role oraz dane inspektora ochrony danych, jeśli został wyznaczony.

6. Przekazywanie danych poza EOG

Korzystanie z dostawców międzynarodowych może wiązać się z przetwarzaniem danych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. Taki transfer wymaga odpowiedniej podstawy, np. mającej zastosowanie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych i, gdy to potrzebne, dodatkowych zabezpieczeń.

Do uzupełnienia przed przyjęciem polityki: państwa przetwarzania, mechanizm transferu dla każdego dostawcy i sposób uzyskania kopii zabezpieczeń. Nie należy przyjmować, że sam wybór europejskiego regionu serwera wyklucza wszystkie transfery.

7. Jak długo dane są przechowywane

Dane konta i materiały są przetwarzane przez okres świadczenia usługi. Po jej zakończeniu mogą być zachowane tylko dane nadal potrzebne do obowiązków ustawowych, rozliczenia usługi lub roszczeń, przez okres wynikający z właściwych przepisów i terminów przedawnienia. Dane odbiorców podlegają również instrukcjom nadawcy i warunkom powierzenia.

Wygaśnięcie linku weryfikacyjnego po 24 godzinach nie oznacza automatycznego usunięcia niezweryfikowanego konta. Usunięcie kontaktu z listy nie usuwa automatycznie jego adresu ze wszystkich zapisów historycznych wysyłki i zdarzeń.

Do uzupełnienia przed przyjęciem polityki: konkretne okresy i procedury usuwania niezweryfikowanych kont, historii kampanii, korespondencji, logów i kopii zapasowych oraz terminy usunięcia danych po zamknięciu konta. Operator musi potwierdzić, że procedury te są faktycznie wykonywane.

8. Pliki cookie i pamięć przeglądarki

FinchSend używa plików cookie do utrzymania sesji logowania, ochrony żądań oraz obsługi powrotu po logowaniu. Plik admin_locale zapamiętuje wybrany język przez maksymalnie rok. Zablokowanie plików niezbędnych do uwierzytelniania może uniemożliwić logowanie.

Formularz typu pop-up osadzony na stronie klienta może zapamiętać w pamięci przeglądarki jego zamknięcie. Operator strony, na której formularz jest osadzony, odpowiada za poinformowanie o tym mechanizmie i ustalenie wymaganych zgód.

W obecnej wersji witryna FinchSend nie zawiera zewnętrznych skryptów analityki reklamowej. Pomiar kampanii e-mail opisano odrębnie powyżej. Po przejściu do Stripe obowiązują również informacje Stripe dotyczące prywatności i plików cookie. Wprowadzenie dodatkowych, opcjonalnych mechanizmów śledzenia wymaga aktualizacji informacji oraz zgody tam, gdzie wymaga jej prawo.

9. Twoje prawa

Na warunkach określonych w RODO masz prawo dostępu do danych i ich kopii, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie; wobec marketingu bezpośredniego możesz sprzeciwić się w dowolnym momencie.

Zgodę można wycofać w każdej chwili bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Skargę można złożyć do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (uodo.gov.pl) lub innego właściwego organu nadzorczego.

Żądanie dotyczące konta FinchSend kieruj do operatora, a dotyczące listy newsletterowej — do jej nadawcy. Może być potrzebne proporcjonalne potwierdzenie tożsamości. Odpowiedź jest udzielana co do zasady w ciągu miesiąca; o przedłużeniu dopuszczalnym przez RODO i jego przyczynie należy poinformować w tym terminie.

10. Dobrowolność, decyzje automatyczne i zmiany

Podanie danych jest dobrowolne, ale adres e-mail i hasło są niezbędne do założenia konta, a dane wymagane w procesie płatności — do zakupu planu. Imię lub nazwa w formularzu rejestracji są opcjonalne.

FinchSend nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na automatycznym przetwarzaniu, wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne skutki w rozumieniu art. 22 RODO. Automatyczne kontrole bezpieczeństwa i uprawnień do wysyłki służą obsłudze usługi.

Polityka jest aktualizowana przy zmianach funkcji, dostawców lub przepisów. Data wersji jest wskazana na początku dokumentu. O istotnych zmianach operator informuje odpowiednio do ich zakresu.

Powiązane dokumenty i źródła

• UODO — prawa wynikające z RODO
• Stripe — polityka prywatności
• Resend — polityka prywatności